Od 1 czerwca 2025 roku oświadczenia o powierzeniu pracy jak również wszelkie dokumenty do nich wymagane muszą być składane elektronicznie przez portal praca.gov.pl.
Dokumenty złożone w innej formie będą pozostawiane bez rozpoznania.
Co trzeba zrobić aby złożyć oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi
- posiadać profil zaufany lub podpis elektroniczny
- założyć konto na portalu praca.gov.pl i zarejestrować konto organizacji
- wejść na praca.gov.pl
- zalogować się na konto i wybrać kontekst organizacji
- wybrać na stronie głównej zakładkę Usługi elektroniczne à Zatrudnianie cudzoziemców à Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcom - wybierając odpowiedni rodzaj oświadczenia w zależności od rodzaju podmiotu powierzającego pracę
- z dostępnej listy urzędów wybrać właściwy Powiatowy Urząd Pracy
- przejść do edycji wniosku, wypełnić go, załączyć wymagane dokumenty (lista załączników poniżej) i wysłać wniosek podpisując profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi składa się wraz z opłatą.
Wysokości opłaty za złożenie oświadczenia wynosi 400 zł (Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokości opłat w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę oraz w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi Dz.U. 2025 poz. 1622).
Dane do przelewu:
Powiatowy Urząd Pracy w Białej Podlaskiej
ul. Brzeska 101
21-500 Biała Podlaska
Santander Consumer Bank nr rachunku: 19 1090 2590 0000 0001 4386 4914
Dowód opłaty powinien zawierać: nazwę podmiotu dokonującego opłatę (nazwa/imię i nazwisko oraz adres siedziby/miejsca stałego pobytu), a w tytule przelewu wpisujemy: imię i nazwisko cudzoziemca, data urodzenia cudzoziemca lub seria i nr paszportu.
Opłata wniesiona w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie podlega zwrotowi, chyba że na podstawie art. 65 ust. 1 pkt 3, gdy zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 13 ust. 1 pkt 4 lub 5, lub na podstawie art. 65 ust. 1 pkt 5 odmówiono wpisania oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń (ustawa
z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej Dz. U. 2025 poz. 621 zwana dalej ustawą o warunkach dopuszczalności).
Pracodawca, którego oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń ma obowiązek pisemnie powiadomić właściwego starostę (powiatowy urząd pracy) o:
- podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie: 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy;
- niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie: 14 dni od daty rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń;
- wcześniejszym zakończeniu pracy przez cudzoziemca lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie (definitywnie).
Informacje o podjęciu, niepodjęciu, zakończeniu pracy lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie, należy składać tylko i wyłącznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. (informacje składane w inny sposób będą pozostawiane bez rozpoznania).
Wskazane wyżej obowiązki informacyjne dotyczą również oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcom wpisanych do ewidencji oświadczeń przed dniem 1 czerwca 2025r. (chyba, że taka informacja została zgłoszona przed tym dniem). Niezłożenie powiadomień o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca podlega karze grzywny zgodnie z art. 84 ust. 10 o warunkach dopuszczalności.
Zgłoszenie powiadomienia o wcześniejszym zakończeniu pracy lub, że cudzoziemiec pracy nie podejmie (definitywnie) skutkuje unieważnieniem oświadczenia z mocy prawa.
Ponadto pracodawca, którego oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń ma obowiązek przekazać organowi, który wpisał oświadczenie do ewidencji oświadczeń przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi - kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim za pośrednictwem portalu praca.gov.pl.
Podmiot powierzający wykonanie pracy cudzoziemcowi, składając oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi w celu wpisu do ewidencji oświadczeń, dołącza do oświadczenia:
- cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie;
- dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja;
- dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków – w przypadku zamiaru powierzenia pracy cudzoziemcowi w zawodzie regulowanym;
- dowód wniesienia opłaty, o której mowa w art. 63 ust. 1 ustawy, określający cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie.
- oświadczenie o niekaralności podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi dotyczące okoliczności, o których mowa w art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. c – g ustawy z dnia 20.03.2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
- Jeżeli nie ma możliwości uzyskania dokumentów, o których mowa w pkt 3, przed wydaniem zezwolenia na pracę lub wpisaniem oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji oświadczeń, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza oświadczenie, że cudzoziemiec spełni wymagania kwalifikacyjne i inne warunki dotyczące zawodu regulowanego po wydaniu zezwolenia na pracę lub wpisaniu oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji oświadczeń.
- oświadczenie, że wysokość wynagrodzenia podana we wniosku lub w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie jest niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.
- oświadczenie, że podmiot posiada środki finansowe lub źródła dochodu niezbędne do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy cudzoziemcowi.
- oświadczenie, czy według wiedzy podmiotu, cudzoziemiec, którego dotyczy wniosek albo oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, był prawomocnie skazany za przestępstwo określone w art. 270, art. 271, art. 272, art. 273 lub art. 275 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2025 r. poz. 383).
Podmiot powierzający pracę do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi na żądanie organu rozpatrującego sprawę dołącza inne dokumenty lub dowody potwierdzające okoliczności istotne dla rozpatrzenia sprawy (Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi Dz.U. 2025 poz. 1629).
Uwaga!
Druk oświadczenia o niekaralności, pełnomocnictwa oraz wszelkie wyjaśnienia i inne pisma należy podpisać podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.
Wszystkie pełnomocnictwa i oświadczenia, w tym oświadczenie o niekaralności podpisuje tylko i wyłącznie podmiot powierzający pracę.
